İş süreçleri bazen karmaşık ve zaman alıcı olabilir. Bu, operasyonel durgunluğa yol açabilir veya müşteri deneyimini etkileyebilir. Yönetim ekiplerinin süreçlerdeki iyileştirme kapsamını anlamak için düzenli analizler yapması gerekir.
Teknoloji çözümlerinin, yerelden küresele tüm işletmeler için süreçleri düzene koyma ve manuel eksiklikleri veya hataları azaltmada etkili olduğu kanıtlanıyor. İş yazılımları ve hizmetleri entegrasyonun son yıllarda önemli ölçüde artması, işletmelerin çok çeşitli faydalar elde etmesine olanak tanıyor.
İş sonuçlarının iyileştirilmesinde geniş bir kapsama sahip olan teknoloji çözüm ve uygulamalarından biri de iş süreçleri yönetimi (BPM) yazılım ve hizmetleridir. Yalnızca farklı iş süreçlerini kolaylaştırmaya yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda maliyet tasarrufuna ve kaynak kullanımını optimize etmeye de yardımcı olur.
İş Süreçleri Yönetimi Nedir?
İş süreci yönetimi, işletmelerin stratejik iş hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olmak için uçtan uca süreçlerin analiz edilmesini, optimize edilmesini ve modellenmesini içerir. BPM uygulamaları şirket içi yazılımlarla uyarlanabilir veya Bulut bilişim müşteri deneyimi süreçlerini geliştirmek için çözümler ve ayrıca tekrarlayan ve öngörülebilir süreçleri otomatikleştirmek veya optimize etmek için uygulanabilir.
İş süreci, bir kuruluş tarafından belirlenen stratejik hedeflere veya hedeflere göre değişebilir. İş süreci yönetimi, üç tür entegrasyon merkezli BPM, belge merkezli BPM ve insan merkezli BPM olarak kategorize edilir.
Bu BPM yöntemleri, verimliliği artırmanın, hataları ortadan kaldırmanın, maliyetleri optimize etmenin ve dijitalleşmeyi desteklemenin yollarını bulmak için mevcut süreçlerin veya yeni süreçlerin gereksinimlerinin değerlendirilmesini kolaylaştırır. Yukarıdaki üçünün temel odak noktası, bir kuruluş tarafından belirlenen hedeflere ulaşmak için iş operasyonlarını optimize etmek ve kolaylaştırmaktır.
İyileştirilmiş ve sürdürülebilir sonuçlar elde etmek için BPM sürekli bir süreç olmalıdır. BPM ile elde edilen optimizasyon, işletmelerin müşterilerine, artan kıyasıya rekabet nedeniyle zamanın oldukça önemli bir gereksinimi olan gelişmiş ürün ve hizmetler sunmasını sağlar.
BPM Yaşam Döngüsünde Önemli Aşamalar
Uzmanlara göre BPM yaşam döngüsü beş önemli aşamadan oluşuyor. Bunlar: tasarlama, modelleme, optimize etme, izleme ve yürütmedir. Bazı uzmanlar ayrıca BPM yaşam döngüsünün altı veya daha fazla aşama içerdiğini öne sürüyor. Bu aşamaların sürece ve çözümlere göre çeşitli adları/başlıkları vardır.
Tasarım: Tasarım sürecinde, iş akışını anlamak için mevcut sürecin eksiksiz bir analizi yapılır. Tasarım analizi, süreç hakkında daha derin bilgi sahibi olmayı sağlar ve paydaşlarla görüşmeyi, belgeleri incelemeyi, kuralları/yönergeleri anlamayı ve mümkünse süreci işlerken gözlemlemeyi içerir.
Tasarım analizi, süreç için hangi faktörlerin işe yaradığını, neyin işe yaramadığını ve süreci optimize etmek için nelerin iyileştirilebileceğini veya değiştirilebileceğini anlamayı sağlar. Analizlere göre süreçteki iyileştirmeler benimsenebilir.
modeli: Bu aşama, tasarım analizi aşamasından elde edilen anlayışlar temelinde, mevcut sürecin görsel betimleme ile modellenmesini içerir. Bu, süreç akışının anlaşılmasına ve ardından süreçte daha iyi verimlilik yaratan tasarım değişiklikleri yaparak görsel modelin yükseltilmesine olanak tanır.
Yeniden modelleme sürecinden sonra, herhangi bir gecikmeyi bulmak için sürece dahil olan kilit paydaşlardan kritik analizler ve incelemeler alınmalıdır. Aşama ayrıca, süreci geliştirmek için yeni yönler eklemek için yaratıcı ve yenilikçi düşünmeyi gerektirir. Örneğin, otomasyon araçları ile dokümantasyon iş süreçleri yönetimine dijital imzalar, markalaşma, iletişim bilgileri ve diğer faktörler eklenebilir.
Uygulamak: Bu aşama, amaçlanan iş sürecini yürütmek için yükseltilmiş bir modelin test edilmesini içerir. Burası, BPM yaşam döngüsünün önceki aşamalarında planlandığı gibi çalışıp çalışmadığını kontrol etmek için yeni modelin işlevselliğinin test edilebileceği yerdir.
Monitör: İş sürecindeki aksaklıklar, eksiklikler bir günde anlaşılamaz. Daha iyi içgörülere sahip olmak için yeni model, iyileştirme kapsamı olup olmadığını görmek için izleme gerektirir. Önceden tanımlanmış zaman çizelgeleri süresi boyunca, amaçlanan sonuçlara ulaşılıp ulaşılmadığını bilmek için belirlenen iş hedeflerine göre veri noktaları toplanabilir.
İzleme, gecikmelerin, darboğazların veya olası hataların tespit edilmesine yardımcı olabilir. Ayrıca verimlilik, maliyetler, müşteri deneyimi gibi noktalar eski ve yeni BPM modelleriyle karşılaştırılabilmektedir.
Optimize et: İş süreci yönetimindeki zorluklar ve ihtiyaçlar düzenli olarak gelişmeye devam ettiğinden, sürekli izleme ile optimize edilmesini gerektirir. İzleme verilerinin kalitesi, iş sürecindeki darboğazları ve gecikmeleri optimize etmek için önemlidir. Süreç amaçlandığı gibi çalışıyorsa, adımları otomatikleştirme seçenekleri de araştırılabilir.
BPM Çözümlerine Talep Neden Artıyor?
BPM çözümlerini uygulamanın avantajları arasında kaynakların optimize edilmiş kullanımı, maliyet tasarrufu ve süreçlerde artan verimlilik yer alır. Müşteriler, çalışanlar, mal sahipleri ve yatırımcılar gibi paydaşların deneyimini geliştirmeye yardımcı olur. BPM çözümü, operasyonlarda netlik ve şeffaflık yaratmayı da destekler,
En iyi sağlayıcılardan bazıları İş Süreçleri Yönetimi çözümler Appian’dır; TIBCO; Bizağı; İşlem Yapıcı; genpakt; Pegasistemler; Yenigen Yazılım; Açık Metin; yaratılış; Çevik Nokta; Nintex; Yazılım AG; BP Logix; Bonitasoft; kehanet; IBM; öpücük akışı; Kofaks; ve AuraPortal.
İş süreçlerinin dijitalleştirilmesi ve uygun maliyetli bulut bilgi işlem çözümlerinin kullanılabilirliği, BPM çözümlerine olan talebi artırıyor. Ayrıca, otomasyon teknolojisi çözümlerinin giderek daha fazla benimsenmesi, örneğin yapay zeka Operasyonları ve müşteri deneyimini iyileştirmeye yönelik (AI) ve makine öğrenimi (ML), küresel kuruluşlar genelinde BPM çözümlerine olan talebi artırıyor.
